ПОЛОЖЕНИЕ ПО ОБРАБОТКЕ И ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ ООО «СТАЛЬКОНСТРУКЦИЯ»

ПРЕДИСЛОВИЕ

  • Требования настоящего положения распространяются на все структурные подразделения ООО «СТАЛЬКОНСТРУКЦИЯ».
  • Начальник отдела кадров и Главный бухгалтер несут ответственность за реализацию требований настоящего документа в части:
    • сохранности документов, содержащих персональные данные работников, на бумажных носителях;
    • порядка получения персональных данных;
    • предоставления персональных данных третьим лицам.
  • Системный администратор несет ответственность за:
    • реализацию требований настоящего документа в части обеспечения сохранности персональных данных при их обработке, передаче и хранении с использованием средств информационных технологий.

СОДЕРЖАНИЕ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Настоящее Положение по обработке персональных данных работников (далее — Положение) ООО «СТАЛЬКОНСТРУКЦИЯ» (далее Организация) разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», Правилами внутреннего трудового распорядка Организации. Цель разработки Положения — определение порядка обработки персональных данных работников Организации; обеспечение защиты прав и свобод работников Организации при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников Организации, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных. Порядок ввода в действие и изменения Положения. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения Генеральным директором Организации и действует бессрочно, до замены его новым Положением. Все работники Организации должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения Центральной экспертной комиссии, если иное не определено законом. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
  • Персональные данные работника — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями.
  • Обработка персональных данных — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Организации.
  • Конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания.
  • Распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом.
  • Использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы, или права и свободы других лиц.
  • Блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи.
  • Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников.
  • Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику.
  • Общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
  • Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
  • Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.
Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в Организации при его приеме, переводе и увольнении. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Организацию, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым Кодексом РФ. Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а так же сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника позволяющая идентифицировать его личность. Состав персональных данных Работника:
  • все биографические сведения Работника;
  • образование;
  • специальность, занимаемая должность;
  • наличие судимостей;
  • адрес места жительства;
  • домашний телефон;
  • состав семьи;
  • место работы или учебы членов семьи и родственников;
  • характер взаимоотношений в семье;
  • размер заработной платы;
  • содержание трудового договора;
  • состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей;
  • содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию;
  • подлинники и копии приказов по личному составу;
  • личные карточки (форма Т 2) и трудовые книжки Работников;
  • основания к приказам по личному составу;
  • дела, содержащие материалы по повышению квалификации и переподготовке Работников, их аттестации, служебным расследованиям;
  • копии отчетов, направляемые в органы статистики;
  • анкета;
  • копии документов об образовании;
  • результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
  • фотографии и т.п.
В службе персонала Организации создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде: Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Организации, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения). Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства Организации); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом Организации. СБОР, ОБРАБОТКА И ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Порядок получения персональных данных. Все персональные данные работника Организации следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику Организации о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника Организации о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия, либо без их согласия в следующих случаях:

  • персональные данные являются общедоступными;
  • персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;
  • по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:
  • фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
  • наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
  • цель обработки персональных данных;
  • перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
  • перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
  • срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва;
  • Форма заявления о согласии работника на обработку персональных данных (см. в Приложении 1 к настоящему Положению).
Согласие работника не требуется в следующих случаях:
  • обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;
  • обработка персональных данных осуществляется в целях, установленных Законом при исполнении трудового договора;
  • обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;
  • обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.
Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных. Работник Организации предоставляет работнику службы персонала Организации достоверные сведения о себе. Работник службы персонала Организации проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина генеральный директор Организации (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:
  • обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  • при определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами;
  • при принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
  • защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом;
  • работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами Организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
  • во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.
Работник обязан: Своевременно в срок, не превышающий 5 рабочих дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных. МЕРЫ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В целях обеспечения безопасности персональных данных в Организации применяются организационные и технические меры: К информационным системам обработки персональных данных должны иметь доступ только работники Организации в соответствии с утвержденным списком. Доступ к информационным системам должен быть ограничен и осуществляться на основании персонального логина и пароля. На серверах и рабочих станциях должно быть установлено лицензионное антивирусное программное обеспечение, сертифицированное ФСТЭК. В корпоративной информационной сети Организации должны использоваться лицензионные межсетевые экраны, сертифицированные ФСТЭК. В целях обработки персональных данных может использоваться только программное обеспечение, прошедшее процедуру сертификации ФСТЭК. Все действия пользователей в информационной системе обработки персональных данных должны быть зарегистрированы и учтены. В корпоративной информационной сети предприятия должна работать система резервного копирования, позволяющая восстановить персональные данные в случае их модификации или уничтожения в результате несанкционированного доступа к ним. В должностных инструкциях лиц, имеющих доступ к персональным данным, должно быть прописано требование сохранения конфиденциальности персональных данных. Все лица, в процессе выполнения своих должностных обязанностей, имеющие доступ к персональным данным сотрудников, в обязательном порядке должны подписать «Обязательство о неразглашении персональных данных» (Приложение № 2) Хранение личных дел и трудовых книжек работников должно осуществляться в металлических сейфах. ПЕРЕДАЧА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования: Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции. Хранение и использование персональных данных работников: Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в службе персонала. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде — локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1С». При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:
  • наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;
  • цель обработки персональных данных и ее правовое основание;
  • предполагаемые пользователи персональных данных;
  • установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных.
ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ РАБОТНИКОВ Право доступа к персональным данным работников имеют сотрудники Организации, указанные в Перечне (Приложение № 3): Работник Организации имеет право: Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника. Требовать от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для Работодателя персональных данных. Получать от Работодателя:
  • сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
  • перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;
  • сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
  • сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.
Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения Директора по персоналу. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ НОРМ, РЕГУЛИРУЮЩИХ ОБРАБОТКУ И ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ Работники Организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами. Генеральный директор Организации за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные работника.